Politica de confidențialitate

1.1Prezenta Politică de Confidențialitate („Politica”) reglementează modul în care sunt colectate, utilizate, stocate și protejate datele cu caracter personal prelucrate prin intermediul platformei ViralTwice, disponibilă la adresa viraltwice.com („Platforma”).

1.2Operatorul datelor cu caracter personal este ZFLUENCE S.R.L., persoană juridică română, cu sediul social în municipiul Sfântu Gheorghe, Aleea Hărniciei nr. 8, bl. 28, et. 1, ap. 10, județul Covasna, cod poștal 520071, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2022000042141, având CUI 45626056, denumită în continuare „ViralTwice”, „Operatorul” sau „Societatea”.

1.3Pentru orice solicitare privind protecția datelor cu caracter personal, Operatorul poate fi contactat la adresa office@viraltwice.com.

1.4ViralTwice operează o platformă digitală de intermediere care facilitează colaborarea dintre Branduri și Creatori pentru desfășurarea campaniilor de clipping și/sau creare de conținut User Generated Content (UGC), asigurând administrarea Campaniilor, verificarea rezultatelor, facturarea serviciilor și gestionarea remunerațiilor.

1.5Prezenta Politică se aplică vizitatorilor Website-ului, Brandurilor, Creatorilor, reprezentanților și persoanelor de contact ale Utilizatorilor, precum și altor persoane ale căror date sunt prelucrate în legătură cu funcționarea Platformei.

1.6Termenii „Brand”, „Creator”, „Campanie”, „Brief”, „CPM” și „Payout” au semnificațiile prevăzute în Termenii și Condițiile Platformei.

2.1ViralTwice prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal („GDPR”) și cu legislația națională aplicabilă.

2.2Prelucrarea datelor se realizează cu respectarea principiilor legalității, echității, transparenței, limitării scopului, reducerii la minimum a datelor, exactității, limitării stocării, integrității și confidențialității.

2.3ViralTwice acționează, de regulă, în calitate de operator independent pentru datele prelucrate în scopul administrării Platformei, gestionării conturilor, desfășurării Campaniilor, verificării prestațiilor, facturării, gestionării plăților și îndeplinirii obligațiilor legale.

2.4Brandurile și Creatorii pot avea calitatea de operatori independenți pentru prelucrările realizate în scopuri proprii, inclusiv în legătură cu producerea, publicarea și exploatarea comercială a conținutului.

2.5Acceptarea Termenilor și Condițiilor nu reprezintă un consimțământ general pentru prelucrarea datelor. Atunci când consimțământul constituie temeiul juridic necesar, acesta va fi solicitat distinct.

3.1În funcție de calitatea persoanei vizate și de modalitatea de utilizare a Platformei, ViralTwice poate prelucra următoarele categorii de date:

• a)Date de identificare și contact: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, țară de reședință, denumirea entității reprezentate și calitatea de reprezentant;
• b)Date de cont: identificatorul Utilizatorului, informații de autentificare, setări, istoricul acceptării documentelor contractuale și activitatea desfășurată prin intermediul Platformei;
• c)Date privind Campaniile: Campaniile accesate sau acceptate, Brief-urile aplicabile, conținutul încărcat, comunicările dintre participanți, istoricul verificărilor și rezultatele validării;
• d)Date privind conturile de social media: numele profilului, identificatorul public, linkurile către conturi și postări, platformele utilizate, materialele publicate și statisticile aferente;
• e)Date financiare și fiscale: informații de facturare, rezidență fiscală, date bancare sau identificatori de plată, remunerații estimate și validate, istoricul plăților și documente justificative necesare efectuării acestora;
• f)Date tehnice și de securitate: adrese IP, identificatori de dispozitiv și sesiune, tipul browserului, jurnale de acces, marcaje temporale și informații privind utilizarea Platformei;
• g)Date privind corespondența: solicitări de suport, reclamații, contestații, mesaje și documente transmise în legătură cu utilizarea Platformei;
• h)Date privind solicitările de contact și programarea apelurilor: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, denumirea societății reprezentate, data și ora programării, obiectul solicitării și alte informații furnizate voluntar de persoana vizată în vederea organizării și desfășurării apelului.

3.2În cadrul activităților de verificare a performanței și prevenire a fraudelor, pot fi prelucrate informații privind evoluția vizualizărilor, discrepanțe statistice, activități neobișnuite, rezultate ale verificărilor și istoricul contestațiilor.

3.3Datele pot fi obținute direct de la persoanele vizate, de la Brandurile și Creatorii participanți la Campanii, de la platformele de social media, prin integrări autorizate, precum și de la furnizori de infrastructură, securitate și servicii de plată.

3.4ViralTwice nu solicită, ca regulă generală, date privind sănătatea, convingerile religioase, opiniile politice sau alte categorii speciale de date. În cazul în care asemenea informații apar incidental în materiale UGC, prelucrarea lor va fi limitată la ceea ce este legal și necesar.

3.5Datele necesare creării contului, executării contractelor, verificării identității în situațiile impuse de lege și efectuării plăților sunt obligatorii pentru utilizarea funcționalităților corespunzătoare. Nefurnizarea acestora poate împiedica înregistrarea, participarea la Campanii sau procesarea remunerațiilor. Furnizarea datelor pentru marketing este facultativă.

4.1ViralTwice prelucrează datele cu caracter personal pentru următoarele scopuri și în baza următoarelor temeiuri juridice:

• a)Crearea și administrarea conturilor: executarea contractului sau efectuarea demersurilor precontractuale, conform art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, pentru Utilizatorii persoane fizice;
• b)Administrarea relațiilor comerciale și a reprezentanților persoanelor juridice: interesul legitim al Operatorului de a organiza și executa raporturile comerciale, conform art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR;
• c)Facilitarea și administrarea Campaniilor: executarea raporturilor contractuale cu Utilizatorii persoane fizice și/sau interesul legitim de a administra colaborările comerciale, conform art. 6 alin. (1) lit. b) și f) GDPR, după caz;
• d)Verificarea conținutului, validarea vizualizărilor, calculul CPM și determinarea remunerațiilor: executarea obligațiilor contractuale și/sau interesul legitim privind administrarea corectă a Campaniilor și prevenirea fraudelor;
• e)Facturarea Campaniilor, gestionarea bugetelor și procesarea remunerațiilor Creatorilor: executarea obligațiilor contractuale și îndeplinirea obligațiilor fiscale și contabile, conform art. 6 alin. (1) lit. b) și c) GDPR, precum și, după caz, interesul legitim pentru administrarea operațiunilor financiare;
• f)Prevenirea fraudelor, securitatea conturilor și protejarea Platformei: interesul legitim al Operatorului și al Utilizatorilor, conform art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR;
• g)Soluționarea sesizărilor, contestațiilor și litigiilor: interesul legitim privind protejarea drepturilor Operatorului și ale Utilizatorilor, respectiv îndeplinirea unor obligații legale, după caz;
• h)Transmiterea comunicărilor administrative: executarea contractului sau interesul legitim de a informa Utilizatorii asupra conturilor, Campaniilor, plăților și securității;
• i)Transmiterea comunicărilor comerciale și utilizarea tehnologiilor neesențiale de analiză sau marketing: consimțământul persoanei vizate, atunci când este necesar potrivit legislației aplicabile;
• j)Gestionarea solicitărilor de contact și programarea apelurilor: prelucrarea datelor necesare organizării și desfășurării apelurilor, furnizării informațiilor solicitate și derulării discuțiilor comerciale, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, atunci când sunt efectuate demersuri precontractuale la solicitarea persoanei vizate, sau al art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, în baza interesului legitim al Operatorului de a gestiona solicitările și relațiile comerciale, după caz.
• k)Prestarea serviciilor suplimentare de management de conținut: prelucrarea datelor necesare negocierii, încheierii și executării contractelor de colaborare distincte, precum și administrării relațiilor comerciale aferente, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b), c) sau f) GDPR, după caz, în funcție de natura prelucrării și de calitatea persoanei vizate.

4.2Prelucrarea datelor este limitată la scopurile determinate și legitime pentru care acestea au fost colectate. Utilizarea datelor pentru alte scopuri incompatibile se poate realiza numai în condițiile legii.

5.1În cadrul Campaniilor de clipping, Brandurile pot pune la dispoziția Creatorilor materiale audiovizuale preexistente, iar Creatorii realizează și/sau publică materiale derivate, în conformitate cu Brief-ul aplicabil.

5.2În cadrul Campaniilor UGC, Creatorii pot realiza materiale originale care includ imaginea, vocea sau alte date personale ale acestora ori ale unor terțe persoane.

5.3ViralTwice poate prelucra materialele respective, identificatorii Creatorilor, linkurile de publicare, statisticile de performanță și informațiile privind conformitatea cu Brief-ul în scopul administrării, verificării și raportării rezultatelor Campaniilor.

5.4Brandurile și Creatorii sunt responsabili pentru respectarea obligațiilor legale care le revin în legătură cu datele persoanelor incluse în conținutul realizat sau publicat, inclusiv informarea persoanelor vizate și existența unui temei juridic corespunzător.

5.5ViralTwice poate comunica Brandurilor date privind identitatea profesională a Creatorilor, conturile de social media, materialele publicate, rezultatele Campaniilor și remunerațiile aferente, în măsura necesară executării și verificării acestora.

5.6Datele bancare, documentele de identitate și informațiile fiscale ale Creatorilor nu vor fi comunicate Brandurilor decât în măsura în care o asemenea comunicare este necesară și justificată printr-un temei legal.

5.7Publicarea conținutului pe platformele de social media presupune și prelucrarea datelor de către operatorii respectivelor platforme, potrivit propriilor politici de confidențialitate.

6.1ViralTwice poate utiliza instrumente automatizate și verificări manuale pentru monitorizarea performanței Campaniilor, validarea vizualizărilor, identificarea traficului artificial și prevenirea utilizării frauduloase a Platformei.

6.2Verificările pot include analiza evoluției vizualizărilor, compararea statisticilor disponibile, identificarea duplicatelor, verificarea respectării Brief-ului și analizarea altor indicatori relevanți pentru eligibilitatea remunerațiilor.

6.3Rezultatele verificărilor pot determina solicitarea unor informații suplimentare, suspendarea temporară a validării unei remunerații sau aplicarea unor măsuri de moderare, conform Termenilor și Condițiilor.

6.4Existența unor indicatori de risc nu reprezintă, prin ea însăși, constatarea definitivă a unei fraude. Creatorii pot solicita verificarea măsurilor adoptate și pot transmite explicații ori documente justificative.

6.5În măsura în care sunt utilizate procese decizionale bazate exclusiv pe prelucrare automată care produc efecte juridice sau afectează în mod similar semnificativ persoanele vizate, ViralTwice va respecta cerințele art. 22 GDPR, inclusiv obligațiile de informare și garanțiile aplicabile.

7.1ViralTwice, prin ZFLUENCE S.R.L., facturează Brandurilor în nume propriu contravaloarea totală a Campaniilor, incluzând Bugetul destinat remunerării Creatorilor și taxa de administrare aplicabilă, conform Termenilor și Condițiilor Platformei.

7.2În acest scop, ViralTwice prelucrează datele necesare emiterii facturilor, evidențierii operațiunilor financiare, verificării și validării remunerațiilor, distribuirii plăților și îndeplinirii obligațiilor fiscale și contabile.

7.3Plățile către Creatori sunt efectuate prin intermediul unui furnizor terț de servicii de plată și/sau distribuire a remunerațiilor, stabilit în Statele Unite ale Americii.

7.4Pentru procesarea plăților, ViralTwice poate transmite furnizorului american datele necesare identificării Creatorilor și executării transferurilor, inclusiv numele, prenumele, adresa de e-mail, țara de reședință, datele bancare sau identificatorii de plată, valoarea remunerației, moneda și informațiile fiscale ori de verificare a identității solicitate în mod legal.

7.5Furnizorul terț poate prelucra datele primite în scopul efectuării plăților, prevenirii fraudelor, verificării identității, respectării obligațiilor legale și îndeplinirii propriilor obligații aplicabile serviciilor furnizate, conform rolului său juridic și politicii proprii de confidențialitate.

7.6ViralTwice va limita datele comunicate furnizorului la informațiile necesare operațiunilor respective și va aplica măsurile contractuale și tehnice corespunzătoare pentru protejarea acestora.

7.7Creatorilor li se pot solicita informații și documente suplimentare necesare verificării identității, stabilirii statutului fiscal sau procesării plăților. Nefurnizarea informațiilor obligatorii poate împiedica ori întârzia efectuarea remunerațiilor, în condițiile legii și ale Termenilor și Condițiilor.

7.8Utilizarea unui furnizor terț pentru procesarea plăților nu exclude responsabilitatea ViralTwice pentru prelucrările datelor cu caracter personal pe care le determină sau le realizează în calitate de Operator.

8.1Datele cu caracter personal pot fi comunicate, în măsura necesară, următoarelor categorii de destinatari:

• a)Brandurilor și Creatorilor participanți la Campanii, pentru executarea colaborărilor;
• b)furnizorilor de găzduire, infrastructură IT, autentificare și mentenanță;
• c)furnizorilor de servicii de plată, instituțiilor financiare și entităților implicate în distribuirea remunerațiilor;
• d)furnizorilor de servicii de verificare, securitate și prevenire a fraudelor;
• e)furnizorilor de instrumente de comunicare și analiză, în condițiile legii;
• f)prestatorilor de servicii contabile, fiscale, juridice și de audit;
• g)autorităților și instituțiilor publice, atunci când există o obligație legală.

8.2Accesul la date este limitat la informațiile necesare îndeplinirii atribuțiilor sau prestării serviciilor respective.

8.3Furnizorii care prelucrează date exclusiv în numele ViralTwice sunt supuși obligațiilor contractuale corespunzătoare, inclusiv celor prevăzute de art. 28 GDPR.

8.4Furnizorii care determină în mod independent scopurile și mijloacele anumitor prelucrări pot avea calitatea de operatori independenți și răspund pentru respectarea propriilor obligații legale.

9.1ViralTwice transferă date cu caracter personal către un furnizor terț stabilit în Statele Unite ale Americii, în scopul procesării și distribuirii remunerațiilor cuvenite Creatorilor.

9.2Datele transferate pot include informații de identificare și contact, date financiare și bancare, informații fiscale, identificatori de tranzacție, valori ale remunerațiilor și alte date strict necesare executării și verificării plăților.

9.3Transferul datelor către Statele Unite ale Americii se realizează cu respectarea Capitolului V din GDPR și în baza unui mecanism legal aplicabil destinatarului și transferului concret, precum:

• a)o decizie de adecvare a Comisiei Europene, inclusiv cadrul EU–US Data Privacy Framework, în măsura în care furnizorul american beneficiază de certificarea relevantă și transferul este acoperit de aceasta; sau
• b)clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană, potrivit art. 46 GDPR, însoțite, atunci când este necesar, de evaluarea circumstanțelor transferului și de măsuri suplimentare de protecție.

9.4ViralTwice va verifica mecanismul juridic aplicabil transferului și garanțiile oferite de furnizorul american, în raport cu natura datelor și operațiunile de prelucrare efectuate.

9.5Furnizorul american poate utiliza alți destinatari sau subcontractanți pentru executarea plăților, în măsura permisă de lege și de acordurile aplicabile, cu respectarea cerințelor privind transferurile ulterioare de date.

9.6Utilizarea altor furnizori de infrastructură, servicii cloud ori comunicare electronică poate implica transferuri suplimentare în afara Spațiului Economic European, caz în care vor fi respectate aceleași cerințe legale.

9.7Persoanele vizate pot solicita informații privind destinatarii relevanți, mecanismele aplicabile transferurilor și modalitatea de obținere a unei copii a garanțiilor corespunzătoare, printr-o cerere transmisă la office@viraltwice.com, sub rezerva protejării informațiilor confidențiale.

10.1ViralTwice păstrează datele cu caracter personal numai pentru perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, cu respectarea termenelor legale de arhivare și prescripție.

10.2Datele privind conturile Utilizatorilor și dovezile acceptării Termenilor și Condițiilor sunt păstrate pe durata existenței contului și, de regulă, până la trei ani după închiderea acestuia, cu excepția situațiilor care justifică o perioadă diferită.

10.3Datele privind Campaniile, conținutul, statisticile, verificările și contestațiile sunt păstrate, de regulă, până la trei ani de la încheierea Campaniei sau soluționarea ultimei dispute relevante, cu excepția informațiilor care trebuie păstrate mai mult potrivit legii.

10.4Documentele financiar-contabile, fiscale și justificative privind facturarea, încasările și plățile sunt păstrate conform termenelor legale aplicabile fiecărei categorii de documente.

10.5Datele tehnice și jurnalele de securitate sunt păstrate, de regulă, pentru perioade de până la 12 luni, cu excepția situațiilor în care sunt necesare pentru investigarea incidentelor ori apărarea unor drepturi.

10.6Solicitările de suport și corespondența administrativă fără relevanță contractuală continuă sunt păstrate, de regulă, până la 24 de luni de la soluționare.

10.7Datele utilizate pentru comunicări comerciale pe baza consimțământului sunt prelucrate până la retragerea acestuia sau până la încetarea scopului pentru care au fost colectate, cu păstrarea dovezilor necesare demonstrării conformității.

10.8La expirarea termenelor aplicabile, datele vor fi șterse, anonimizate sau arhivate cu acces restrâns, atunci când există un temei legal pentru păstrarea acestora.

11.1ViralTwice implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor asociate prelucrării datelor, în conformitate cu art. 32 GDPR.

11.2Aceste măsuri pot include controlul accesului, protejarea mecanismelor de autentificare, limitarea accesului la date financiare și fiscale, monitorizarea securității, realizarea copiilor de siguranță și gestionarea incidentelor.

11.3Accesul personalului și al colaboratorilor la date este limitat la ceea ce este necesar îndeplinirii atribuțiilor profesionale.

11.4Utilizatorii sunt responsabili pentru protejarea datelor proprii de autentificare și sunt încurajați să semnaleze orice utilizare neautorizată a contului la office@viraltwice.com.

11.5În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal, ViralTwice va evalua riscurile și va îndeplini obligațiile de notificare către autoritatea de supraveghere și persoanele vizate, în condițiile art. 33 și 34 GDPR.

12.1În condițiile și limitele prevăzute de GDPR, persoanele vizate beneficiază de următoarele drepturi:

• a)Dreptul de acces – de a obține confirmarea prelucrării și informații privind datele prelucrate;
• b)Dreptul la rectificare – de a solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
• c)Dreptul la ștergere – de a solicita eliminarea datelor atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• d)Dreptul la restricționare – de a solicita limitarea prelucrării în cazurile prevăzute de lege;
• e)Dreptul la portabilitate – de a primi datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, în condițiile art. 20 GDPR;
• f)Dreptul la opoziție – de a se opune prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim, în condițiile legii, precum și în orice moment prelucrării pentru marketing direct;
• g)Dreptul de retragere a consimțământului – atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, fără afectarea legalității prelucrărilor anterioare;
• h)Drepturile privind deciziile exclusiv automatizate – inclusiv garanțiile prevăzute de art. 22 GDPR, atunci când acesta este aplicabil.

12.2Persoanele vizate își pot exercita drepturile prin transmiterea unei solicitări la office@viraltwice.com.

12.3ViralTwice va răspunde fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în termen de cel mult o lună de la primirea solicitării. Termenul poate fi prelungit cu până la două luni în situațiile prevăzute de GDPR, cu informarea persoanei vizate.

12.4Exercitarea drepturilor este gratuită, cu excepțiile prevăzute de lege pentru cererile vădit nefondate sau excesive.

12.5În cazul în care este necesar, ViralTwice poate solicita informații suplimentare pentru verificarea identității persoanei care formulează cererea.

12.6Persoanele vizate au dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), disponibilă la dataprotection.ro, ori la o altă autoritate competentă și de a se adresa instanțelor judecătorești, în condițiile legii.

13.1Înregistrarea în Platformă în calitate de Creator este permisă numai persoanelor care au împlinit vârsta de 18 ani.

13.2ViralTwice nu urmărește în mod intenționat colectarea datelor minorilor în scopul înregistrării acestora drept Creatori.

13.3Materialele realizate în cadrul Campaniilor pot include imaginea sau vocea unor minori ori a altor terțe persoane. Brandurile și Creatorii sunt responsabili pentru respectarea condițiilor legale privind includerea și utilizarea acestor date.

13.4ViralTwice poate solicita eliminarea ori restricționarea unor materiale care încalcă drepturile persoanelor vizate sau dispozițiile legale aplicabile.

14.1Platforma poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare pentru autentificare, securitate, funcționarea serviciilor, memorarea preferințelor și analizarea utilizării Website-ului.

14.2Cookie-urile strict necesare funcționării serviciilor pot fi utilizate fără consimțământ în condițiile legii. Pentru cookie-urile și tehnologiile neesențiale va fi solicitat consimțământul, atunci când acesta este necesar.

14.3Informațiile privind tehnologiile utilizate, scopurile acestora, furnizorii și perioadele de stocare sunt prezentate în Politica de Cookie-uri, disponibilă prin intermediul Website-ului.

14.4Comunicările privind conturile, Campaniile, remunerațiile, securitatea și modificările contractuale au caracter administrativ și sunt distincte de comunicările comerciale promoționale.

14.5În cazul comunicărilor de marketing direct, ViralTwice respectă cerințele privind consimțământul și dreptul de opoziție, oferind posibilitatea dezabonării în condițiile legii.

15.1ViralTwice poate modifica prezenta Politică pentru a reflecta schimbări legislative, tehnice, operaționale sau ale serviciilor furnizate.

15.2Modificările semnificative vor fi comunicate prin intermediul Platformei sau prin alte mijloace adecvate. Data ultimei actualizări este indicată la începutul documentului.

15.3Prezenta Politică se completează cu Termenii și Condițiile Platformei și cu Politica de Cookie-uri, fără a înlocui informările privind prelucrările realizate independent de Branduri, Creatori sau furnizorii terți de servicii.

15.4Pentru orice întrebări, solicitări sau reclamații privind prelucrarea datelor cu caracter personal, persoanele interesate pot contacta Operatorul la office@viraltwice.com.